Die Minimierung und schnelle Behebung von Mängeln entscheidet mit über Profitabilität und Erfolg bautechnischer Projekte.

Mit dem Aufkommen neuer Technologien wie mobilen Anwendungen entwickelten sich Prozesse zur Optimierung und Standardisierung von Bauinspektion, Mängelmanagement, mechanischer Fertigstellung und Übergabe, die bei Subunternehmern und EPC-Dienstleistern angesichts wachsenden Kostendrucks, schrumpfender Margen und enger gefasster Vertragskonditionen auf große Zustimmung stoßen.

Die Erkennung, Erfassung und Bearbeitung von Mängeln ist oft eine ineffiziente Angelegenheit mit aufwendigem Papierkrieg und zahlreichen manuellen Prozessen. Dadurch steigt das Fehlerrisiko – mit potenziell schwerwiegenden Konsequenzen für Sicherheit, Kosten und die Einhaltung der Vorschriften. Dies zeigt sich besonders, wenn die Ingenieure keine Möglichkeit haben, einen Mangel in einem System oder Teilsystem sofort nach seiner Entdeckung zu erfassen, zu melden und zu beheben und damit zu verhindern, dass kostenträchtige Fehler wiederholt werden.

 

Frühwarnung – je früher, desto besser

Wenn es bei einem Projekt gelingt, ein Frühwarnsystem für den Fall von Regelverstößen einzurichten, also ein System zur Erfassung und Meldung entsprechender Probleme bereits früh im Projektverlauf, dann bringt das mit einiger Wahrscheinlichkeit erhebliche Vorteile. Das lässt sich am Beispiel eines EPC-Dienstleisters zeigen: Vor der Implementierung eines solchen Frühwarnsystems wurde ein fehlerhaftes Verfahren fast 1.500 Mal angewendet. Erst am Ende des Projekts fiel der Fehler auf, aber zu diesem Zeitpunkt waren die Kosten für die Abhilfemaßnahmen bereits signifikant angestiegen. Weitere Analysen ergaben, dass die Kosten für die Behebung des Mangels im Durchschnitt bei nur € 110 lagen. Da der entsprechende Mangel im Verlauf dieses einen Projekts aber 25.000 Mal aufgetreten war, explodierten die Kosten auf 2,75 Mio. € – eine Summe, die das Unternehmen mit einem geeigneten Frühwarnsystem leicht hätte vermeiden können.

Überall Zugriff auf Informationen

Bei vielen Projekten geht die Mängelbeseitigung nach wie vor mit reichlich Papier und manueller Arbeit einher. Der Bauinspektor zum Beispiel macht Notizen auf Papier, versieht Zeichnungen von Hand mit Markups und füllt Inspektionsformulare aus, kopiert sie und gibt sie weiter. Mithilfe mobiler Anwendungen lässt sich dieser Prozess standardisieren und automatisieren. Das ist weniger komplex und spart Zeit. Es erleichtert die Zusammenarbeit an Projekten, da sowohl Bauinspektoren als auch Auftragnehmer auf ihren Tablets offene und bereits zugewiesene Aufgaben anzeigen, Formulare ausfüllen und andere über Änderungen informieren können. Darüber hinaus können sie Fotos an die einzelnen Punkte von Mängellisten anhängen, Kommentare hinzufügen, digitale Unterschriften erstellen und den Mängelverwalter automatisch über abgeschlossene Arbeiten informieren. Das mindert Risiken und verringert die Gefahr einer Mängelhaftung. Sämtliche Aktualisierungen können über die App ausgeführt werden, auch unterwegs. Die digitale Lösung ist infolgedessen wesentlich weniger anfällig für Fehler der Beteiligten. Sie kann Arbeitsabläufe auslösen und mit dem Dokumentenmanagementsystem synchronisiert werden. Letztendlich fungiert sie als einzige Informationsquelle für die gesamte Bestandsdokumentation. Das Team hat von überallher Zugriff auf die aktuellste Dokumentenversion. Das verbessert die projektweite Übersicht, senkt die Fehlerzahl und verkürzt die Vorlaufzeiten

Eine vertrauenswürdige Datenquelle

Die Erfassung von Mängeln sowie ein effektives Änderungsmanagement sind Schlüsselfaktoren bei der Pflege einer solchen vertrauenswürdigen Datenquelle. Mit einer engmaschigen Kontrolle der Dokumentrevisionen sowie automatisierten Arbeitsabläufen für Genehmigungsprozesse lassen sich Best Practices durchsetzen und man kann sicherstellen, dass alle Änderungen auf dem neuesten Stand gehalten und mit dem EDMS-System (Managementsysteme für technische Dokumente) synchronisiert werden.

Dank kontinuierlicher Aktualisierungen spiegeln die technischen Zeichnungen und Dokumente die tatsächlichen Gegebenheiten in den Gebäuden oder Anlagen wider. Durch die Erfassung und Verwaltung der Änderungen sowie die Kontrolle über die Dokumentrevisionen im Prozess werden die Gebäude- bzw. Anlageninformationen für eventuelle Baumaßnahmen immer auf dem neuesten Stand gehalten. Ohne moderne Systeme werden Dokumente zwar mit Markups versehen, dann aber zu den Akten gelegt oder falsch eingeordnet. Die definitive Version ist nicht klar erkennbar und die Vertrauenskette ist gebrochen.

Kontinuierliche Verbesserungen

Eng mit dem Dokumentenmanagementsystem integrierte Anwendungen zur Erfassung von Mängeln ermöglichen darüber hinaus eine Überprüfung der Projekte im Nachhinein, um zu ermitteln, was gut gelaufen ist und wo noch Verbesserungspotenzial besteht. Sind Projektprobleme beispielsweise einem bestimmten Zulieferer, Vendor oder Unterauftragnehmer zuzuordnen oder gehen sie auf eine unzureichende Dokumentation zurück? Werden alle relevanten Informationen zentral und kontrolliert erfasst, kann das Unternehmen beim nächsten Projekt von diesen Erkenntnissen profitieren, seine Qualität und Produktivität steigern und letztendlich Zeit, Geld und Ressourcen sparen. Durch Integration zwischen einem EDMS-System zum Management technischer Dokumente und einer mobilen App lassen sich projektweite Übersicht und Kontrolle sowie die Koordination des Mängelmanagements nicht nur transformieren, sondern kontinuierlich immer weiter verbessern.

Technologie ist die Lösung

Die digitalen Inbetriebnahme-Tools von Opidis sind eine ideale Lösung für EPC-Dienstleister und Subunternehmer zur Optimierung und Standardisierung von Bauinspektion, Mängelmanagement, mechanischer Fertigstellung und Übergabe. Denn damit lassen sich Fehler reduzieren, höhere Margen erzielen, Risiken mindern und mängelbedingte Kosten minimieren – von der Nachverfolgung von Problemen mithilfe eines Frühwarnsystems über die Bauinspektion bis hin zur Inbetriebnahme.