Steigende Datenvolumina, auf verschiedene Standorte verteilte Teams, Dokumente an verschiedenen Stand- und Speicherorten, dazu inkonsistente oder fehlerhafte Tag-Daten – die Liste der Herausforderungen im Lebenszyklus von Anlagen oder Bauwerken wird immer länger.

Heute erschließen moderne Technologielösungen neue Wege, um diese Herausforderungen zu bewältigen und das Nutzererlebnis für Ingenieure zu verbessern. Benutzeroberflächen, genau abgestimmt auf die Arbeitsweise von Ingenieuren, sowie neue und intelligente Lösungen zur Verknüpfung zusammengehöriger technischer Dokumente erleichtern die Suche und Navigation in
Zeichnungen, Handbüchern und Diagrammen.

Steven Bruce, Director Development Operations für Opidis, spricht über die Herausforderungen für Ingenieure bei der Suche nach relevanten Dokumenten und den Zugriff darauf, und stellt eine neue Lösung für das Problem vor. Er geht auf die fünf wichtigsten Vorteile ein, die seiner Meinung nach Kostensenkungen ermöglichen und die Produktivität von Ingenieuren erhöhen, und erläutert, wie ein Portal als einzige Informationsquelle Effizienzsteigerungen ermöglicht.

 

  1. Optimale Nutzung der bereits getätigten ECM-Investitionen

Viele Unternehmen haben umfangreiche Investitionen in ihre ECM-Infrastruktur, also in ihre Enterprise Content Management-Systeme, getätigt und möchten ihre vorhandene Lösung optimal nutzen, ohne sie aufrüsten oder austauschen zu müssen. Ein entscheidender Stolperstein liegt jedoch häufig in der Akzeptanz neuer Technologien durch die Nutzer. Dokumentenzentrische Lösungen sind nicht ideal für die Art und Weise, wie Ingenieure nach Informationen suchen und darin navigieren. So entsteht leicht Frustration, wenn ein Ingenieur versucht, schnell und problemlos die entscheidenden technischen Dokumente und Zeichnungen zu finden.

Dazu Steven Bruce: „Als Antwort auf diese Herausforderungen des Marktes haben wir ein Portal als einzige Informationsquelle für technische Inhalte eingerichtet, die das vorhandene ECM-Systeme ergänzt und erweitert, wobei die Originaldokumente allesamt am ursprünglichen Speicherort verbleiben. Durch intelligentes Tagging und die Verknüpfung der Dokumente anhand von Hyperlinks und Hotspots lassen sich mit einem einzigen Suchlauf sämtliche R&I-Diagramme und Dokumente zu bestimmten Funktionskomponenten oder Baugruppen auf ein und derselben Oberfläche präsentieren, sodass die Ingenieure die Inhalte schnell und problemlos anzeigen und darin navigieren können, unabhängig von deren ursprünglichem Format oder Speicherort.“

 

  1. Inhärente Qualitätssicherung

Die Suche nach zusammengehörigen Dokumenten und Zeichnungen anhand von Baugruppen-Tags ist eine Herausforderung. Oftmals werden diese Dokumente von einem EPC-Dienstleister oder externen Zulieferer in Form gescannter Bilder bereitgestellt. Auch um die Qualität und Konsistenz dieser Dokumente ist es häufig nicht gut bestellt. Zudem können die Dokumente fehlerhafte oder inkonsistente Baugruppen-Tags enthalten, was das Problem noch verschärft. Oft wird in verschiedenen Dokumenten, die sich auf die gleiche Baugruppe beziehen, ein Mix unterschiedlicher Nummerierungskonventionen verwendet – beispielsweise Bindestriche statt Unterstriche. Das erschwert die Verknüpfung aller zusammengehörigen Dokumente.

In einigen Fällen versuchen Unternehmen, dieses Problem durch die Speicherung von Baugruppen-Tags als Dokumentattribute zu lösen. Dieses Verfahren ermöglicht zwar die Tag-Suche in den Dokumenten, ist aber zeitaufwendig einzurichten und zu pflegen und infolgedessen teuer. Außerdem ist es auch noch fehlerträchtig. Wurde das Dokument zu einem Tag gefunden, ist oft schwierig festzustellen, ob es sich tatsächlich um die aktuellste Version handelt.

Dazu Steven Bruce weiter: „Mit unserer Lösung können Tags automatisch validiert und qualitätsgeprüft werden. Inkonsistenzen lassen sich beheben, sodass die Tags für alle Dokumenttypen und Ursprungssysteme konsistent sind. Anhand von Konsistenzprüfungen kann man sicherstellen, dass die Tag-Daten zu den einzelnen Dokumenten mit dem Tag-Stammregister abgeglichen wurden und korrekt sind. Dieser Abgleich erfolgt kontinuierlich im Rahmen der Aktualisierungszyklen, wenn neue Dokumente oder Dokumentversionen hinzukommen.“

 

  1. Schneller, unkomplizierter Zugriff

Es sollte möglich sein, alle zusammengehörigen technischen Inhalte über ein einziges Portal zu durchsuchen und problemlos darin zu navigieren, und zwar in einer für die Ingenieure geeigneten Art und Weise. Häufig arbeiten Betrieb-, Wartungs- und Planungsteams völlig voneinander getrennt und mit unterschiedlichen Systemen. Dies beeinträchtigt Produktivität und Effizienz, da bei der Suche nach Informationen zu bestimmten Anlagen bzw. Bauwerken kostbare Zeit verschwendet wird. Aus diesem Grund gewinnen rollenbasierte Anwendungen immer mehr an Bedeutung, nicht nur, um die Nutzerakzeptanz zu unterstützen, sondern auch, um die Produktivität zu steigern und Kommunikation sowie Zusammenarbeit zu stärken.

 

„Über ein kundenspezifisch anpassbares Portal wie OnLink können Ingenieure nach Zeichnungen und zugehörigen Dokumenten suchen, indem sie auf eine geografische Karte einer Werksanlage klicken. Über Links auf dieser Karte können sie dann beispielsweise auf die Informationen zu einer bestimmten Pumpe an einer bestimmten Stelle zugreifen und alle dazugehörigen Inhalte über dieses eine Portal abrufen. Alternativ dazu können sie die gesuchten Inhalte zum Beispiel auch über Texte, Tag-Nummern oder aus der Zeichnung selbst heraus abrufen. Alle dazugehörigen Inhalte werden bei einem solchen Suchvorgang innerhalb von Sekunden angezeigt“, erläutert Steven Bruce.

 

  1. Vertrauenswürdige Informationen

Auf die vorhandenen Informationen vertrauen zu können ist wichtig, insbesondere in stark regulierten und sicherheitskritischen Umgebungen. Liegt ein kritisches Dokument in mehreren Formaten und an verschiedenen Speicherorten vor, muss man sich beim Zugriff auf das Dokument darauf verlassen können, dass man auf die aktuellste Version zugreift. Dazu Steven Bruce: „Mit der intelligenten Suchlösung von Opidis kann man über eine intuitive grafische Oberfläche direkt auf wichtige Dokumente zugreifen. Dabei ermöglichen Quick Links den Zugriff auf Dokumente nicht nur am ursprünglichen ECM-Speicherort, sondern auch an externen Speicherorten wie SAP-, Maximo- oder Asset Suite-Systemen. So ist gewährleistet, dass man auf die aktuellste Version zugreift und der Gefahr von Projektverzögerungen, Fehlern und Zusatzkosten aus dem Weg geht.“

 

Und er fährt fort: „Allerdings ist es immer eine Herausforderung, Bestandsdokumente auf dem neuesten Stand zu halten. Zudem muss unbedingt die Möglichkeit bestehen, Dokumente mit Markups zu versehen oder mithilfe der Rotstiftfunktion zu markieren, insbesondere bei der Arbeit vor Ort. Mit Opidis kann man Kommentare oder Anmerkungen einfügen und Bereiche markieren, die Nacharbeiten erfordern. So ist sichergestellt, dass die Bestandspläne die tatsächlichen Gegebenheiten vor Ort widerspiegeln, während die Anmerkungen in das Dokument am ursprünglichen ECM-Speicherort übernommen werden.“

 

  1. Grenzenlose Mobilität

Ingenieure im Außendienst brauchen Zugriff auf die richtigen Informationen zur rechten Zeit – oft auch vor Ort an fernen Standorten mit eingeschränkter oder gar keiner Konnektivität. Um reagieren und ihre Aufgaben ausführen zu können, brauchen Ingenieure unbedingt Zugriff auf alle Dokumente, die für ihre Aufgaben relevant sind – ganz gleich, ob über ihre Laptops oder Tablets.

Steven Bruce erläutert: „Über das Opidis-Portal haben beliebig viele Nutzer Zugriff auf die relevanten Inhalte, wobei diese in regelmäßigen Abständen an den fernen Standort übertragen werden, damit immer die neueste Version zur Verfügung steht. Die Lösung kann direkt auf dem Laptop oder Tablet des betreffenden Nutzers installiert werden und ermöglicht dann bei der Arbeit an fernen Standorten den Zugriff auf die relevanten Dokumente. Ein maßgeschneidertes Paket mit allen für den Einsatz vor Ort erforderlichen Inhalten wird vor der Abreise in das Portal geladen. Das garantiert auch offline die Kontinuität und Effizienz bei der Arbeit sowie die Einhaltung der QHSE-Vorschriften. Kostenträchtige Verzögerungen, Nacharbeiten bei Wartungsaufträgen und vor allem Fehlentscheidungen in sicherheitskritischen Situationen lassen sich damit vermeiden.“

Wollen Unternehmen Produktivität und Effizienz steigern sowie letztendlich Kosten senken, müssen sie neue und innovative Wege suchen, ihre vorhandenen ECM-Systeme optimal zu nutzen, indem sie ihren Ingenieuren eine intuitive und anwenderfreundliche Lösung für die Suche nach Inhalten und die Navigation darin zur Verfügung stellen. Opidis ist ganz auf den Bedarf von Ingenieuren ausgelegt. Die Software ermöglicht eine intelligente Suche und Navigation, indem sie zusammengehörige Dokumente mithilfe von Tags, Hotspots und Hyperlinks verknüpft, sodass alle relevanten technischen Inhalte von einer Stelle aus gesucht und gefunden werden können. Optimale Nutzung der bereits getätigten ECM-Investitionen, inhärente Qualitätssicherung, schneller und unkomplizierter Zugriff, vertrauenswürdige Informationen und grenzenlose Mobilität – das sind die fünf entscheidenden Vorteile eines Portals für technische Inhalte als einziger Informationsquelle.