Philip Woodrow, CEO von McLaren Software, spricht für PennEnergy über die entscheidende Bedeutung eines schnellen Zugriffs auf die aktuellste Version technischer Inhalte.

In vielen Unternehmen sind heutzutage Bestandssysteme für das Dokumentenmanagement sowie mehrere verschiedene Plattformen im Einsatz. Dennoch muss auch in solchen Umgebungen gewährleistet sein, dass über eine einzige zuverlässige Informationsquelle auf technische Informationen zugegriffen werden kann.

Im technologielastigen, informationshungrigen Geschäftsumfeld von heute – wo Energieversorger diverse Bestandssysteme für das Dokumentenmanagement sowie unterschiedliche Plattformen und Systeme für die Datenverwaltung im Einsatz haben – besteht die sehr reale Gefahr, dass ein und dasselbe Dokument in verschiedenen Versionen vorliegt. Dies gilt insbesondere für technische Informationen, denn hier ist die relevante Dokumentation oft über mehrere Ordner im unternehmensweiten IT-Netzwerk oder gar über mehrere unterschiedliche Systeme verteilt. Die multidisziplinären technischen Teams müssen jedoch in der Lage sein, zusammengehörige Dokumente, Diagramme und sonstige Inhalte miteinander zu verknüpfen. Und sie müssen darauf vertrauen können, dass die von ihnen verwendete Version der technischen Informationen auf dem neuesten Stand ist und daher als die einzig relevante Informationsquelle gelten kann. Das ist entscheidend für den geschäftlichen Erfolg ihrer Arbeit.

Ein System, das allen Teammitgliedern schnell und problemlos Zugriff auf die richtigen Informationen ermöglicht und gewährleistet, dass alle mit den aktuellsten Dokumentenversionen arbeiten, erschließt einem Unternehmen gewaltige Vorteile: Es steigert die operative Effizienz und Produktivität der Ingenieure und anderen Mitarbeiter, ermöglicht intelligentere Arbeitsverfahren und ist daher bestens geeignet, den wachsenden Kostendruck zu bewältigen.

Die Herausforderung

Häufig liegen Informationen an mehreren Speicherorten und in unterschiedlichen Formaten vor, verteilt auf eine Vielzahl digitaler Archive und Datenbanken. Infolgedessen stellt es Ingenieure vor eine gewaltige Herausforderung, in dieser Masse gesammelter Daten die richtigen Informationen in einem geeigneten Format zu finden, sodass sie schnell und problemlos darauf zugreifen können. Derzeit scheint ein Wendepunkt erreicht: Das Management der Daten ist mittlerweile so aufwendig, dass eine unkomplizierte Suche einfach nicht mehr möglich ist. Neuere Versionen lösen ältere ab und die Konsistenz von Tags und Metadaten in Dokumenten unterschiedlichen Ursprungs in unterschiedlichen Formaten gewinnt immer mehr an Bedeutung. Alle relevanten Informationen für den Zugriff bereitzustellen und dabei die jeweils aktuellste Version klar zu kennzeichnen, darauf kommt es an.

Viele Ingenieure haben Freude daran, ein erstes funktionierendes Modell auszuarbeiten, aber das ist erst der Anfang. Danach muss das Modell in technische Zeichnungen, ergänzt durch technische Informationen, umgesetzt werden. Aus den Zeichnungen geht hervor, wie das Modell in immer gleichbleibender Art und Weise reproduziert werden kann, und dies wiederum bildet die Grundlage für Produktverbesserungen und effiziente Fertigung. Anhand der technischen Informationen muss darüber hinaus belegt werden, dass das Produkt die ursprünglichen Planungsziele erreicht. Der entsprechende Nachweis ist ein entscheidender Schritt für alle Beteiligten – die internen (Marketing, Buchhaltung, Fertigung usw.) ebenso wie die externen (Großhändler, Kunden, Dienstleistungsanbieter, Regulierungsbehörden usw.).

Es genügt jedoch nicht, einfach die technischen Zeichnungen anzufertigen und die technischen Informationen aufzuzeichnen. Um wirklich genutzt werden zu können, müssen technische Zeichnungen und Daten gespeichert, überprüft und genehmigt sowie veröffentlicht und gepflegt werden. Dokumente werden überarbeitet, wobei nur allzu leicht unterschiedliche Versionen entstehen, die gleichzeitig existieren. So entsteht das Risiko, dass veraltete Zeichnungen und Pläne aufgerufen und als Informationsquellen genutzt werden. Zudem besteht die Möglichkeit, dass Dokumente auch noch in anderen Systemen wie ERP- oder Anlagenmanagement- bzw. Wartungssystemen vorliegen.

Was für Informationen müssen gespeichert werden?

Technische Zeichnungen enthalten ebenso wie andere technische Dokumente, beispielsweise Spezifikationen und Verfahrensunterlagen, eine Fülle an Informationen. Neben der Angabe, wer letztendlich für den Inhalt des Dokuments verantwortlich ist, gehören dazu beispielsweise eine Dokumentennummer zur Identifikation, ein Titel bzw. eine Beschreibung, die Revisionsnummer oder sonstige Angaben zur Entwurfsiteration sowie die Liste der Autoren, Überarbeiter und anderen Personen, die zum Dokument beigetragen haben. Auch die notwendigen technischen Informationen für den angestrebten Nutzungszweck dürfen nicht fehlen.

Zusätzlich zu den technischen Zeichnungen als solchen müssen auch alle Hintergrundinformationen elektronisch gespeichert werden, denn diese bilden die Grundlage für technische Entwürfe und Planungen. Unter diese Hintergrundinformationen fallen beispielsweise Fähigkeiten und funktionale Anforderungen an das Produkt, Budgetschätzungen, Prognosen zum Produktionsvolumen, Entwicklungszeitpläne, Datenblätter der Zuliefererkomponenten, Ergebnisse von Produktleistungs- und -tauglichkeitstests, Daten zu Alternativentwürfen sowie Notizen, Berechnungen und sonstige schriftliche Kommunikation. Dies alles ergibt eine gewaltige Menge an Daten, die allen an Entwurf, Nachrüstung oder Renovierung Beteiligten zur Verfügung stehen müssen.

Was geschieht, wenn die falsche Version verwendet wird?

Werden Dokumente offline in unterschiedlichen, voneinander getrennten Speichersystemen innerhalb des Unternehmens gespeichert, besteht das Risiko, dass Teams bei der Zusammenarbeit unterschiedliche Versionen verwenden. Im besten Fall kann das zu Missverständnissen führen, die Projektverzögerungen nach sich ziehen. Im schlimmsten Fall kann das die Gesamtqualität des Projekts beeinträchtigen und sich negativ auf das finanzielle Ergebnis auswirken. Bei Qualitätsproblemen drohen im weiteren Projektverlauf schwerwiegende Folgen im Hinblick auf Umweltschutz, Gesundheit und Sicherheit.

Dazu Philip Woodrow, CEO von McLaren Software: „In der Öl- und Gasindustrie und im Energiesektor gibt es umfangreiche Werksanlagen und Gebäude mit entsprechend umfangreichen technischen Dokumenten, die verwaltet werden müssen. Angesichts dieser gewaltigen Mengen an Informationen – die aufgrund von Vorschriften sowie Regulierungs- und Deregulierungsmaßnahmen immer weiter zunehmen – müssen Unternehmen sich darüber klar werden, wie wichtig das korrekte Management ihrer technischen Dokumente ist.“

Durchsuchbarkeit als Erfolgsfaktor

Philip Woodrow fährt fort: „Wenn Informationen nicht auf dem neuesten Stand und problemlos durchsuchbar sind, drohen erhebliche Gefahren für Umwelt, Gesundheit und Sicherheit sowie nicht zuletzt auch finanzielle Konsequenzen. Denken Sie beispielsweise an einen Notfall, etwa eine Naturkatastrophe, die eine Ölpest auslöst. Was geschieht, wenn bei den Notfallmaßnahmen zum Schutz von Umwelt, Gesundheit und Sicherheit keine aktuellen Informationen zu den Pipelines vorliegen? Sind Menschenleben oder die Umwelt in Gefahr, dann steht oft viel mehr auf dem Spiel als nur finanzielle Sanktionen. Die Zeit ist in solchen Fällen von größter Bedeutung. Selbst wenn sich die Folgen des Ereignisses letztlich als nicht allzu schwer erweisen, können gewaltige finanzielle Belastungen entstehen, beispielsweise zum Zusammentragen der nötigen Dokumente für langwierige anschließende Prüfverfahren.“

Ebenso wichtig ist der Zugriff auf die korrekten technischen Zeichnungen und Pläne für eine geplante Außerbetriebnahme. Laut den Experten des Industrieverbands Oil & Gas UK sollen zwischen 2014 und 2023 voraussichtlich insgesamt 927 Ölquellen auf dem britischen Kontinentalschelf in der Nordsee und der Irischen See stillgelegt werden. Dies betrifft 246 Aufbauten von 104 Bohrinseln mit einem Gesamtgewicht von 281.600 Tonnen sowie weitere 134.000 Tonnen Material unter der Meeresoberfläche, die abgebaut werden müssen. Darüber hinaus sollen 3.277 km Pipeline außer Betrieb genommen werden. Das schiere Ausmaß der anstehenden Arbeiten ist der beste Beweis für die absolute Notwendigkeit präziser Anlagendaten auf dem neuesten Stand. Ohne diese besteht die Gefahr, dass bei der Außerbetriebnahme der Anlagen von ungenauen Vermutungen ausgegangen wird – mit erheblichen Risiken für Umwelt, Gesundheit und Sicherheit.

Die ganze Wahrheit

Im Idealfall steht ein Portal als einzige Informationsquelle zur Verfügung, die das eventuell vorhandene ECM-System (Enterprise Content Management-System) ergänzt und die Suche nach technischen Inhalten sowie die Navigation darin erleichtert. Zu diesem Zweck müsse alle relevanten und zusammengehörigen technischen Inhalte an unterschiedlichen Speicherorten wie mit einem roten Faden miteinander verknüpft werden. Durch effektives Datenmanagement mithilfe moderner Technologie lassen sich Dokumente in einem solchen System mit ein paar Tastendrücken oder Mausklicks abrufen und anzeigen. Konsistente Tags und Datenintegrität über all die verschiedenen Dokumententypen und Quellen hinweg schaffen Sicherheit und gewährleisten, dass Informationen nicht doppelt vorliegen und die Suchergebnisse bei Bedarf unverzüglich validiert werden können. Schnelle, benutzerfreundliche Suchfunktionen sorgen dafür, dass keine Zeit mehr für die Suche verschwendet werden muss. Zahlreiche Ordner zu durchforsten und dort zahlreiche unterschiedliche Versionen des gleichen Dokuments zu finden – das ist Vergangenheit. Ein Portal als einzige Informationsquelle ermöglicht die Suche und Navigation in den Daten sowie die Verknüpfung zusammengehöriger Dokumente, Diagramme und sonstiger Inhalte mittels Tags und Hotspots. Nur eine einzige, nämlich die aktuellste Version wird als Ergebnis zurückgegeben, sodass alle Projektbeteiligten jederzeit auf dem gleichen Stand sind.

Demnächst kommt eine neue, hochinteressante Software auf den Markt, die all dies Wirklichkeit werden lässt. Sie wird die operative Effizienz und Produktivität der Ingenieure und anderen Mitarbeiter steigern und verspricht, dem wachsenden Kostendruck durch effizientere Verfahren – nämlich den schnellen und problemlosen Zugriff auf die gesuchten Informationen – entgegenzuwirken. Mithilfe modernster Tag- und Metadaten-Extraktionsverfahren wird sie die Suche nach wichtigen Informationen in den vorhandenen Dokumenten erleichtern – ein bahnbrechender Fortschritt in der Branche.

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