Der Kern des Problems: die Vertrauenswürdigkeit technischer Inhalte

Der Zugriff auf Informationen allein genügt nicht. Man muss auch darauf vertrauen können, dass die Informationen korrekt sind.

Bei jedem bautechnischen Projekt fallen Unmengen von Dokumenten und Daten an, die team-, system- und standortübergreifend genutzt werden müssen. Bei der Arbeit an Projekten müssen Ingenieure die relevanten Dokumente schnell suchen und auch von fernen Standorten aus darauf zugreifen können – aber der Zugriff auf Informationen allein genügt nicht. Man muss auch darauf vertrauen können, dass die Informationen korrekt sind.

Werden veraltete oder fehlerhafte Dokumentversionen aufbewahrt, so kann das zur Verschwendung von Zeit, Geld und Mühe führen. Der Kern des Problems liegt in der Vertrauenswürdigkeit technischer Inhalte. Wer ein Dokument als Arbeitsgrundlage nutzt, muss darauf vertrauen können, dass es den tatsächlichen Zustand einer Anlage bzw. eines Bauwerks widerspiegelt und auch den anerkannten Standards entspricht, auf deren Grundlage es erstellt wurde.

Welche Version ist die richtige?

Kann ein Ingenieur einem Dokument nicht vertrauen, so steht auch die Qualität aller anderen Dokumente zu dem betreffenden Projekt infrage. Darüber hinaus verliert nicht nur dieser eine Ingenieur das Vertrauen in das Dokument, sondern er berichtet den anderen davon, sodass letztendlich ganze Teams anfangen, sich zu fragen, ob die Dokumente und Daten, anhand derer sie wichtige Entscheidungen getroffen haben, überhaupt korrekt waren bzw. ob ihnen die verwendeten Dokumente in der aktuellsten Version vorlagen.

Im Vorfeld eines neuen Projekts ist es durchaus üblich, dass die Projektteams die betreffenden Dokumente auf ihre Validität prüfen, um Vertragsrisiken wie Nacharbeiten infolge fehlerhafter räumlicher oder sonstiger Daten zu minimieren. Um diese Befürchtungen zu zerstreuen und sicherzugehen, dass die ihnen vorliegenden Zeichnungen korrekt sind, führen Ingenieure oft eine Standortbegehung durch, um die Daten auf ihre Richtigkeit zu prüfen.

Das ist mühsam, zeitaufwendig und noch dazu äußerst kostspielig.

Zeit- und Kostenersparnis durch Vertrauen

Vertrauen in technische Inhalte beruht nicht zuletzt auf einem Vertrauensverhältnis zwischen Subunternehmer und Informationsnutzer. Ein Beispiel: Ein Auftragnehmer soll im Auftrag eines Subunternehmers ein Bauteil an einer Werksanlage austauschen. Wenn der Auftragnehmer oder sein technischen Team nicht auf die Zeichnungen vertraut, die ihm ausgehändigt wurden, dann überzeugt er sich, wie schon erwähnt, vor Ort von der Richtigkeit der Angaben, bevor er die Arbeit aufnimmt. Kann der Subunternehmer aber genaue Informationen vorlegen, die dem Zustand der Werksanlage verlässlich entsprechen, dann kann man sich tage-, wenn nicht gar wochenlange Standortbegehungen einschließlich der dafür anfallenden Kosten sparen. Hält man sich die Gesamtkosten für An- und Abreise des Ingenieurs, seine Unterbringung und Verpflegung, die Fahrzeugmiete, die notwendigen Schulungen und die potenziellen Verzögerungen beim Projektstart vor Augen, so zeigt sich deutlich, wie wichtig Vertrauen in die vorliegende Dokumentation ist.

Zeit- und Geldverschwendung durch doppelte Arbeit

An zahllosen Projekten arbeiten im Lauf der Zeit mehrere Auftragnehmer. Da geschieht es nicht selten, dass ein Ingenieur eine Baustelle besucht, Messungen vorzunehmen beginnt und dann einen anderen Ingenieur von einem anderen Unternehmen entdeckt, der genau dasselbe tut. Sie arbeiten beide mit den gleichen Zeichnungen und sie hatten beide kein Vertrauen in deren Korrektheit, sodass sie beide die Gegebenheiten vor Ort zunächst mit eigenen Augen überprüfen wollten. Wie oft ist das Gleiche bei vorhergehenden Projekten bereits geschehen? Wir oft wird es noch geschehen? Das ist doppelte Arbeit und zeitaufwendig noch dazu. Außerdem verursacht es unter Umständen extrem hohe Kosten, die an den Subunternehmer weitergegeben werden.

Durch effektive Erfassung von Wissen und sachgemäßes Dokumentenmanagement könnte man viel Zeit, Geld und Mühe sparen. So viel ist klar.

Je höher das Vertrauen in die Dokumente, desto geringer das Risiko

Baustellenbesuche von Auftragnehmer bringen zwangsläufig Kosten, aber auch Sicherheitsprobleme mit sich. Für Besucher der entsprechenden Gebäude oder Anlagen gelten unter Umständen strenge Auflagen oder es befinden sich gefährliche Materialen oder Systeme bzw. schweres Gerät vor Ort, wovon Unfallrisiken ausgehen. Vor einem Besuch solcher Gebäude oder Anlagen müssen häufig umfangreiche Sicherheitsvorschriften erfüllt werden, beispielsweise in Form einer Sicherheitsschulung, die je nach Branche mehrere Tage dauern kann, bevor ein Auftragnehmer das Gelände überhaupt betreten darf. Vor dem Betreten bestimmter Bereiche einer Werksanlage müssen mitunter spezielle Arbeitsgenehmigungen und Sicherheitsfreigaben eingeholt werden. Auch Schutzkleidung ist angesichts der Gefahren vor Ort unter Umständen notwendig. Wiederverwendbare Teile wie Schutzanzüge und Atemschutzgeräte müssen nach Gebrauch gereinigt werden, zumal wenn sie gefährlichen Materialien ausgesetzt waren. Dabei entsteht Abwasser, das aufbereitet werden muss. Andere Teile der Schutzausrüstung wie Handschuhe und Überziehschuhe müssen zunächst sachgemäß gelagert und dann entsorgt werde, was ebenfalls erhebliche Kosten nach sich zieht – ganz zu schweigen von Verzögerungen aufgrund von Zugangsbeschränkungen für bestimmte Teile der Gebäude oder Anlagen, denen der Auftragnehmer unterworfen ist. Es gibt Werksanlagen, die Jahr für Jahr von Tausenden von Personen besucht werden. Das bedeutet Hunderte unproduktiver Mannstunden, in denen tonnenweise Müll anfällt – und die entsprechenden Entsorgungsprobleme nach sich zieht. Vertrauenswürdige Dokumente von Projektbeginn an würden massive Kosteneinsparungen ermöglichen. Präzise und korrekte Zeichnungen könnten Besuche der Auftragnehmer vor Ort erheblich reduzieren oder ganz überflüssig machen. Direkte und indirekte Risikofaktoren einschließlich der damit zusammenhängenden Kosten würden entfallen.

Ein geordneter Dokumentenprozess, aus dem klar hervorgeht, wer ein Dokument aus- und wieder eingecheckt und wer daran gearbeitet hat, trägt zur Qualität und Vertrauenswürdigkeit der Informationen bei und verhindert von allem Anfang an, dass falsche Dokumente verwendet werden. Kommt es zu Budget- oder Zeitüberschreitungen, kann der Subunternehmer den Auftragnehmer unter Umständen zur Verantwortung ziehen. Der Auftragnehmer kann gegebenenfalls vorbringen, dass die Zeichnung fehlerhaft war. Aber eine solche Situation ließe sich durch effektives Dokumentenmanagement und Zugriff auf alle Dokumente von einer zentralen Stelle aus – sprich mit einer Portallösung als einziger Informationsquelle – von vornherein vermeiden.

Eine einfache Lösung: ein Portal als einzige Informationsquelle

Opidis gibt Subunternehmern Lösungen an die Hand, die das Vertrauen in ihre technischen Inhalte stärken und eine verlässliche Kontrolle darüber ermöglichen. Dies wiederum schafft Vertrauen in das gesamte Lieferkettennetz. Das Portal mit seinen intelligenten Such- und Navigationsfunktionen ist ganz auf die Bedürfnisse von Ingenieuren ausgelegt und stellt diesen eine einheitliche Sicht auf die benötigten Dokumente zur Verfügung. Durch die Verknüpfung von ECM-Systemen (Enterprise Content Management-Systemen) mit externen, beispielsweise Anlagenmanagement- oder ERP-Systemen, können zusammengehörige Informationen schnell und problemlos von einer zentralen Stelle aus gesucht und angezeigt werden. Die Technologie sorgt dafür, dass die Ingenieure auf die aktuellste Version einer Zeichnung oder eines sonstigen Dokuments zugreifen, unabhängig von dessen Format oder Ursprung. Auf die Lösung von Opidis besteht auch von fernen Standorten aus Zugriff, selbst bei eingeschränkter oder gar keiner Konnektivität. Opidis führt heterogene Dokumente zusammen und ermöglicht eine bessere Kommunikation zwischen den beteiligten Teams. Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte Opidis.