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Datenschutzerklärung

Der Schutz und die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten sind Idox plc und all ihren Konzerngesellschaften (die „Idox Group”) ein wichtiges Anliegen. Aus diesem Grund betreibt das Unternehmen Idox, das unter ‚Corporate Information‘ auf der Website als „Idox” bezeichnet wird, diesen Internetauftritt in Übereinstimmung mit allen für den Datenschutz und die Datensicherheit anwendbaren Gesetzen.

Idox verarbeitet und speichert alle Daten in Übereinstimmung mit geltenden Rechtsvorschriften zum Datenschutz.

In dieser Datenschutzerklärung bezeichnen wir den Internetauftritt unseres Konzerns sowie Websites, Subdomains oder Varianten von Domains auf Länderebene jedweder anderer Konzernmarken der Idox Group, die von dieser Datenschutzerklärung betroffen sind, zusammen als unsere „Site”.

Idox verpflichtet sich zur Wahrung der Privatsphäre, wenn Sie auf unsere Site zugreifen oder mit uns kommunizieren.

Um einen unbefugten Zugriff oder eine unbefugte Weitergabe zu verhindern, setzen wir zum Schutz und zur Sicherung der von uns erhobenen personenbezogenen Daten geeignete technische, elektronische und innerbetriebliche Verfahren ein.

  • Bei der Erhebung personenbezogener Daten über Sie und persönlicher Angaben, die wir auf Grund der Durchführung unserer Dienstleistungen über Sie gewinnen, gehen wir sehr umsichtig vor.
  • Wir speichern personenbezogene Daten nur solange, wie es nötig ist.
  • Wir sind um eine umfassende Transparenz über die Art und Weise, wie wir personenbezogene Daten erheben, nutzen und weitergeben, bemüht.
  • Idox respektiert die Rechte von Einzelpersonen, auf die sich personenbezogene Daten beziehen, und sorgt dafür, dass diese Rechte in Übereinstimmung mit den Rechtsvorschriften zum Datenschutz ausgeübt werden.

In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, was mit jedweden personenbezogenen Daten, die Sie uns übermitteln oder die wir über Sie erheben, geschieht.

In dieser Erklärung beziehen sich die „Rechtsvorschriften zum Datenschutz“ auf die Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679), insoweit es die Verarbeitung von personenbezogenen Daten und die Privatsphäre betrifft, und auf alle auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten und Privatsphäre anwendbaren Gesetze.

In der vorstehenden Erklärung bezeichnet der Ausdruck ‚Gesetz’ alle Gesetze, untergeordnete Rechtsvorschriften gemäß Abschnitt 21(1) des Auslegungsgesetzes 1978, Gemeindeverordnungen, einklagbares Recht gemäß Abschnitt 2 des Gesetzes zu den Europäischen Gemeinschaften (European Communities Act) von 1972, Verordnungen, Verfügungen, Regulierungsrichtlinien, verbindliche Leitlinien bzw. Verhaltenskodex, einschlägige Gerichtsurteile oder Richtlinien bzw. Anforderungen, zu deren Einhaltung Idox verpflichtet ist.

Welche Informationen erheben wir über Sie?

Wir erheben nur dann personenbezogene Daten über Sie, wenn es einen Grund hierfür gibt – beispielsweise, um Dienstleistungen oder auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Informationen bereitzustellen, um mit Ihnen zu kommunizieren oder um unsere Dienstleistungen zu verbessern.

Durch den Betrieb unserer Site erheben und verarbeiten wir die folgenden Daten über Sie:

  • Einzelheiten über Ihren Besuch auf unserer Site und Ressourcen, auf die Sie zugreifen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Verkehrsdaten, Standortdaten, Weblogs, IP Adresse, Betriebssystem, Zugriffszeiten, welchen Browser Sie nutzen und andere Kommunikationsdaten.
  • Einige der Sites unserer Konzernunternehmen setzen Google Analytics ein (siehe Cookies).
  • Angaben, die Sie uns in Formularen übermitteln, wenn Sie sich beispielsweise anmelden, um Informationen zu erhalten, oder wenn Sie etwas kaufen.
  • Informationen die Sie uns übermitteln, wenn Sie aus irgendeinem Grund mit uns kommunizieren.

 

Ihre Einstellungen für Marketing-Kommunikationen:

Personenbezogene Daten werden nur mit Ihrem Einverständnis erhoben. Dies sind einige Beispiele:

Wenn Sie in den Erhalt von E-Mail-Kommunikation einwilligen, , benötigen wir die Angaben, die zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich sind, wie Ihren Namen, E-Mail Adresse, Unternehmen, Land und Telefonnummer. Wir bitten Sie zudem darum, für Sie interessante Bereiche und Themen auszuwählen, zu denen Sie unsere Kommunikationen erhalten möchten. Diese können womöglich auch von anderen Unternehmen des Idox Konzerns für Sie bereitgestellt werden. Durch Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten und Wahl der Themenbereiche erklären Sie Ihre Zustimmung zum Erhalt der von Ihnen gewünschten spezifischen Kommunikationen.

Diese Kommunikationen umfassen:

  • Neuigkeiten zu Produkten
  • Newsletter
  • Whitepaper und Informationen einschließlich Berichte, Blogs, Anleitungen und Untersuchungen
  • Ausstellungen und Veranstaltungen
  • Videos, Podcasts und Webinare
  • Aktionsangebote
  • Nachrichten aus dem Idox Konzern
  • Kommunikationen von anderen Bereichen der Idox Group, sofern Sie dies gewählt haben

 

Bevorzugte Kommunikationswege:

 

  • E-Mail
  • Telefon
  • Direktwerbung (postalisch)

 

Bevorzugte Themen:

 

  • Öffentlicher Sektor und Kommunalverwaltung
  • Subventionen und Finanzierung
  • Wahlmanagement
  • Compliance
  • Informationsmanagement im Bereich Engineering
  • Gebäudeverwaltung
  • Web und Kreativleistungen
  • Krankenhausmanagement
  • Sexuelle Gesundheit
  • Sozialwesen
  • Transport

 

Fremdadressbezüge

Von Zeit zu Zeit greifen wir auf personenbezogene Daten zurück, die von Adressanbietern, wie z. B. Oscar Research, stammen. Diese Daten werden in Übereinstimmung mit den Richtlinien des Anbieters über Datentransparenz genutzt. In allen E-Mails, die wir an Kontakte aus dem Bestand von Adressanbietern senden, vermerken wir den Ursprung der Daten und stellen einen Link zur Datenschutz-/Transparenzrichtlinie des Anbieters zur Verfügung.

 

 

Personalisierte und zugeschnittene Kommunikationen


Bei unserer E-Mail-Kommunikation setzen wir Web-Beacons ein, die Ihre IP-Adresse verfolgen (bis zur Aktivierung ‚Zusendung von E-Mail-Kommunikation‘ bleiben Sie anonym), damit wir identifizieren und verstehen können, wie Besucher mit unserem Angebot interagieren (z.B. Besuche des Internetauftritts, Downloads von Inhalten, geöffnete E-Mails, Beteiligung an sozialen Medien und welche Formulare ausgefüllt wurden).

 

Wir setzen auch nachverfolgbare Hyperlinks bei unseren E-Mail-Sendungen ein, die es uns ermöglichen, zu überwachen, an welchen Inhalten unserer E-Mails die Empfänger am meisten interessiert sind. Wir nutzen diese Daten auch zur Entwicklung zukünftiger Kommunikation und Verkaufsförderung, die dann noch besser auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt werden können. Die von uns gespeicherten Informationen nutzen wir zur Segmentierung unserer Datenbank durch die Erstellung von Kundenprofilen unter Verwendung automatisierter Marketing-Tools.

 

Wir nutzen diese Informationen zur Profilierung und Identifizierung potenzieller Zielgruppen und zur Abstimmung zukünftiger Kommunikation auf Ihre Bedürfnisse und persönlichen Erfahrungen, so dass wir Ihnen zielgerichtet personalisierte, auf Ihre Bedürfnisse und Anforderungen zugeschnittene Inhalte und Mitteilungen senden können.

 

Wie wir diese Informationen nutzen

 

Wir nutzen Daten über Sie, wie zuvor beschrieben und folgendermaßen:

 

  • Um mit Ihnen über Angebote und Aktionen von Idox zu kommunizieren, Sie um Feedback zu bitten oder Sie über Idox sowie unsere Produkte und Dienstleistungen auf dem Laufenden zu halten;
  • Um die Nutzung unserer Sites für Sie zu personalisieren, Inhalte zu empfehlen und relevante Werbeanzeigen zu veröffentlichen;
  • Zur Überwachung und Analyse der Trends und zum besseren Verständnis der Interaktionen von Nutzern mit unserem Internetauftritt, um unsere Dienstleistungen zu verbessern und deren Anwendung zu erleichtern;
  • Zur Überwachung und dem Schutz unserer Dienstleistungen, zur Unterbindung von Spam und zum Schutz der Rechte und des Eigentums von Idox.

Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange, wie Sie für die Nutzung der Site registriert sind. Sie können Ihr Konto entweder durch Anklicken der in unseren Kommunikationen für die Abmeldung gesetzten Links oder mit einer E-Mail an privacy@idoxgroup.com schließen.

In einigen Fällen gibt es eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung personenbezogener Daten über einen Mindestzeitraum. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn sie durch Gerichtsbeschluss oder Beschluss eines Schiedsgerichts gespeichert bleiben müssen oder sofern Idox vertraglich zur Speicherung verpflichtet ist. Wenn solche gesetzlichen Anforderungen nicht gegeben sind, bewahrt Idox personenbezogene Daten nur so lange auf, wie sie für den Zweck, für den sie erhoben oder es ausdrücklich genehmigt wurde, benötigt werden. Wenn wir Ihre personenbezogenen Angaben nicht mehr benötigen, löschen wir sie oder machen sie unkenntlich. Selbst wenn wir Ihre personenbezogenen Daten löschen, können sie für einen weiteren Zeitraum auf einem Backup oder auf archivierten Medien aus rechtlichen, steuerlichen bzw. regulatorischen Gründen oder für legitimierte und rechtmäßige Zwecke festgehalten werden.

Wenn Sie sich bei uns um eine Stelle bewerben und wir Sie beim ersten Mal nicht berücksichtigen, bewahren wir Ihre personenbezogenen Angaben bis zu zwölf Monate auf, um Ihnen andere, offene Positionen anbieten zu können. Wenn Sie nicht möchten, dass wir Ihre personenbezogenen Daten für Einstellungszwecke behalten, schreiben Sie uns eine E-Mail an join.us@idoxgroup.com.

Weitergabe von Informationen

Wir geben weder personenbezogene Daten an andere Organisationen weiter, noch verkaufen wir diese, es sei denn, dass dies für die Ausführung eines Geschäftes erforderlich ist - beispielsweise für die Beauftragung eines Kurierdienstes zur Auslieferung der von Ihnen bestellten Ware.

Unter gewissen Umständen legen wir allerdings Ihre personenbezogenen Daten Dritten gegenüber offen, leiten sie weiter oder geben sie frei ohne vorherige Mitteilung an Sie. Dies erfolgt dann, wenn:

  • Sie der Weitergabe/Freigabe von Daten zugestimmt haben;
  • die Weitergabe/Freigabe der Daten für die Erfüllung eines Vertrages notwendig ist;
  • die Weitergabe/Freigabe der Daten gesetzlich vorgeschrieben ist;
  • die Weitergabe/Freigabe der Daten zum Schutz lebenswichtiger Interessen notwendig ist;
  • die Weitergabe/Freigabe der Daten für die Ausübung öffentlicher Funktionen notwendig ist (z. B. Verwaltung oder Justiz); oder
  • die Weitergabe/Freigabe der Daten für die Verfolgung berechtigter Interessen des Unternehmens oder Dritter notwendig ist (es sei denn, dies würde Ihre Interessen ungerechtfertigt beeinträchtigen).

Unternehmensübertragungen

Da wir unseren Konzern ständig weiterentwickeln, sind Verkäufe oder Zukäufe von Unternehmen oder Vermögenswerten möglich. Bei einer Veräußerung eines Unternehmens, einem Zusammenschluss, einer Reorganisation, einer Auflösung oder in ähnlichen Fällen können Ihre personenbezogenen Daten Teil der übertragenen Vermögenswerte sein. Sie erklären sich damit einverstanden, dass der Nachfolger oder Erwerber der Idox Group (oder deren Vermögens) weiterhin das Recht auf Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten und anderer Informationen in Übereinstimmung mit den Bedingungen dieser Datenschutzerklärung hat.

Muttergesellschaften, Tochtergesellschaften und verbundene Unternehmen

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unserer Idox Group weiter, einschließlich unserer Idox Tochtergesellschaften und/oder verbundener Unternehmen weltweit, wenn und soweit dies erforderlich ist, um Ihre Anfragen zu beantworten oder diesen in anderer Weise zu entsprechen, und sind daran gebunden, Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung zu behandeln.

Mitarbeiter, selbständige Unternehmer und Dienstleister

 

Wir stellen sicher, dass sich jeder Mitarbeiter seiner individuellen Verantwortung hinsichtlich der Anforderungen der Rechtsvorschriften zum Datenschutz bewusst ist. Unsere Mitarbeiter werden entsprechend geschult, unterwiesen und beaufsichtigt, damit alle Pflichten effektiv und konsistent erfüllt werden. Unsere Mitarbeiter erhalten nur zu den Daten Zugriff, die sie für die effektive Ausführung ihrer Pflichten und Aufgaben benötigen.

 

Wir beauftragen auch Dienstleister und dritte Unternehmen, gewisse geschäftliche Funktionen im Namen und nach Anweisung von Idox auszuführen. Diese Dienstleister erhalten nur so viele Daten, wie es für die auszuführenden Pflichten/Aufgaben erforderlich ist. Idox verlangt von diesen Dienstleistern, die in den Rechtsvorschriften zum Datenschutz ausgeführten Prinzipien zu bestätigen und angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um eine Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich wie von Idox angewiesen und zu keinem anderen Zweck zu gewährleisten.

Wo Daten gespeichert werden

Wir nutzen angemessene technische, organisatorische und administrative Maßnahmen zum Schutz Ihrer von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten. Alle von uns über Sie erhobenen personenbezogenen Angaben werden auf Servern im Vereinigten Königreich und anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR”) gespeichert.

Hinsichtlich und ausschließlich der Kunden von Opidis werden personenbezogene Daten auch außerhalb des EWR transferiert und auf Servern in den USA gespeichert. Diese werden auch von Mitarbeitern außerhalb des EWR verarbeitet, die bei uns oder bei einem zu unserem Konzern dazugehörigen Unternehmen beschäftigt sind.


Wir schützen Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung, wann immer diese verarbeitet werden.

 

Cookies und andere Technologien

 

Gelegentlich speichern wir auch Informationen über Ihren Computer, um statistische Angaben über die Nutzung unserer Site zu erstellen. Ebenso gewinnen wir Daten über Ihre allgemeine Internetnutzung durch den Einsatz von Cookies. Diese Informationen tragen dazu bei, unsere Site und Dienstleistungen Ihnen gegenüber zu verbessern.

Idox nutzt Cookies und andere Tracking-Technologien wie Web-Beacons zur Identifizierung und Nachverfolgung von Besuchern, deren Nutzung und bevorzugte Zugriffe auf unsere Site, sowie zur Nachverfolgung und zum besseren Verständnis der Effektivität unserer E-Mail-Kampagnen und zum Erstellen gezielter Werbeanzeigen.

 

Über solche Informationen können Sie nicht persönlich identifiziert werden – es handelt sich nur um statistische Daten über unsere Besucher und deren Nutzung unserer Site. Mit diesen statistischen Daten können keinesfalls personenbezogene Details jeglicher Art identifiziert werden. Beispiele für statistische Daten, die wir automatisiert erheben:

 

Protokollinformationen: Wenn Sie unsere Site besuchen, erheben wir Daten, die in der Regel von Ihrem Web-Browser, mobilen Gerät und Servern übermittelt werden. Dabei handelt es sich um den Browsertyp, die IP-Adresse, eindeutige Geräteidentifizierungsmerkmale, die Spracheinstellung, die verweisende Website, das Datum und die Zeit des Zugriffs, das Betriebssystem und Angaben zum mobilen Netzwerk.

 

Nutzungsinformationen: Wir erheben Informationen über Ihre Nutzung unserer Site. So speichern wir beispielsweise Informationen über die von Ihnen angesehenen Seiten, Ein-/Ausstiegsseiten, Dauer Ihres Besuchs, zusammen mit Angaben zu der Art Ihres Gerätes, mit dem Sie auf unsere Site zugegriffen haben. Wir nutzen diese Informationen für statistische Analysen des Verhaltens und der Merkmale von Nutzern, um das Interesse an und die Nutzung von unterschiedlichen Bereichen unserer Site zu messen. Über diese Informationen können Sie nicht persönlich identifiziert werden.

 

Standortinformationen: Wir ermitteln die ungefähre Position Ihres Gerätes über Ihre IP Adresse. Wir erheben und nutzen diese Informationen beispielsweise um, zu schätzen, wie viele Menschen unsere Site aus einer bestimmten geografischen Region besuchen.

 

Zu weiteren Informationen über die auf unserer Site eingesetzten Cookies verweisen wir auf unsere Cookie-Richtlinie.

 

Zu weiteren Informationen über den Einsatz von Cookies und anderer Online-Werbetechnologien verweisen wir auf www.allaboutcookies.org/ge. Zu weiteren Informationen dazu, welche Einstellungen Sie bei Online-Werbeanzeigen vornehmen können, besuchen Sie bitte http://www.youronlinechoices.com/de/.

 

Unsere Richtlinien in Bezug auf Kinder

Wir erheben nicht absichtlich personenbezogene Daten über Kinder. Wir bitten Sie, uns keine identifizierbaren personenbezogenen Daten über eine Person im Alter von unter 13 Jahren auf keiner unserer Sites zu übermitteln. Wenn Sie unter 13 Jahre alt sind und glauben, dass Sie bereits identifizierbare personenbezogene Daten auf dieser Site übermittelt haben, bitten Sie Ihre Eltern oder den Erziehungsberechtigten, uns unverzüglich eine E-Mail an privacy@idoxgroup.com zu schicken, damit wir diese Daten aus unseren Unterlagen entfernen können.


Zugriff, Berichtigung, Aktualisierung bzw. Löschung personenbezogener Daten

 

Marketing-Kommunikationen: Sie können jederzeit vorgenommene Einstellungen überarbeiten bzw. aktualisieren oder sich von dem Verteiler für Marketing-E-Mails, in den wir Sie auf Ihren Wunsch hin eingetragen haben, entfernen lassen, indem Sie uns eine E-Mail schicken an privacy@idoxgroup.com oder auf ‚Einstellungen‘ bzw. ‚Abmelden‘ in einer unserer E-Mail-Nachrichten klicken.

 

Wenn Sie aber die personenbezogenen Daten, die wir über Sie in unserem System gespeichert haben, löschen oder eine Kopie davon erhalten möchten, richten Sie bitte Ihr Anliegen per E-Mail an privacy@idoxgroup.com

 

Telefonmarketing: Wir möchten es Ihnen so einfach wie möglich machen, Telefonmarketing abzulehnen. Sie können uns entweder eine E-Mail schicken an privacy@idoxgroup.com oder anrufen unter
+44 333 011 1671 und auf unseren Anrufbeantworter sprechen. Nachrichten auf unserem Anrufbeantworter werden an jedem Arbeitstag abgehört und wir kommen Ihrer Bitte innerhalb von zwei Arbeitstagen nach.

 

Links zu anderen Webseiten


Diese Site enthält Links zu anderen Webseiten. Wir haben keine Kontrolle über die Datenerhebung von Webseiten, die über Links von unseren Sites erreichbar sind. Fragen zum Ablauf der Datenerhebung von verknüpften Webseiten richten Sie bitte direkt an die Betreiber dieser Webseiten.

 

Kontaktaufnahme

 

Bei Fragen, Anmerkungen oder Anliegen in Verbindung mit dieser Datenschutzerklärung richten Sie sich bitte per E-Mail an privacy@idoxgroup.com, rufen Sie uns an unter +44 333 011 1671 oder schreiben Sie an unseren Data Protection Officer (Datenschutzbeauftragten), Idox Software, 2nd Floor, 1310 Waterside, Arlington Business Park, Theale, Berkshire RG7 4SA, England.

 

Änderung der Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit ändern. Wenn wir Änderungen vornehmen, veröffentlichen wir sie auf dieser Seite und ändern das unten aufgeführte Datum („Letzte Aktualisierung”) entsprechend. Wir empfehlen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig aufzurufen, um über aktuelle Änderungen informiert zu bleiben.


Version 1.0                                                                   Letzte Aktualisierung: 10.05.2018

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